Организация документооборота и оснащение рабочих мест на заводе абразивной продукции

О проекте

Завод по производству абразивной продукции — предприятие с полным циклом: от подготовки сырья до выпуска готовых изделий. До внедрения системы управление закупками осуществлялось разрозненно: заявки согласовывались в мессенджерах и по почте, спецификации терялись в переписке, статус поставок отслеживался вручную. Согласование одного счёта занимало до 7 дней, договоры терялись в переписке, закупки срывались из-за несвоевременной оплаты. Это приводило к срывам сроков, дублированию заказов и простоям производства.

Мы поставили цель — выстроить прозрачный контур закупок, где каждая заявка, счёт и договор проходят согласование по маршруту с контролем сроков, а решения принимаются на основе актуальных данных, а не по памяти.

Задачи

• Реализовать согласование счетов — для исключения потерь документов, дублирования оплат и задержек, сократить срок согласования
• Реализовать согласование договоров — для снижения юридических и финансовых рисков, ускорения заключения сделок, исключить потери договоров
• Реализовать рабочее место для закупок — для ускорения закупок, исключения пересортицы и затоваривания, сократить цикл закупки
• Реализовать рабочее место для системного администратора — для единого места сбора заявок, прозрачного потока и быстрого реагирования

Решение

Этап 1. Анализ и проектирование

Провели аудит всех процессов — от формирования заявки до её закрытия. Выявили узкие места и зоны задержек.

Этап 2. Цифровизация рабочих мест

Под каждый процесс настроили рабочее место. Сотрудники получают задания, фиксируют результаты.

Этап 3. Интеграция с 1С

Настроили синхронизацию рабочего места для закупок с 1С. Система автоматически создаёт заказы поставщику и получает статусы заказов из 1С.

Этап 4. Связали процессы между собой

Запуск согласования счёта и договора — прямо из закупок, отправка заявки на закупку — из рабочего места системного администратора.

Что реализовали

• Согласование договоров — по маршруту с контролем сроков
• Согласование счетов — с исключением потерь документов
• Рабочее место закупщика — с интеграцией с 1С: видит статусы заказов и формирует заказ поставщику
• Рабочее место системного администратора — единое место сбора заявок

Результат

• Согласование счёта — 1 день вместо 7
• Потери документов — 0
• Закупки ускорились на 30–40%